Microsoft Access

Окно программы Microsoft Access

Основные понятия В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных. Под базой данных принято понимать совокупность логически организованных и взаимосвязанных данных, совместно используемых различными задачами в рамках некоторой единой автоматизированной информационной системы. Программное обеспечение, осуществляющее операции над базами данных, получило название СУБД – система управления базами данных. СУБД позволяет структурировать, систематизировать и организовывать данные для их компьютерного хранения и обработки. СУБД – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования базы данных многими пользователями. Программа Microsoft Access 2007 представляет собой систему управления базами данных. Она входит в состав Microsoft Office Professional 2007, что обеспечивает её связь с другими офисными приложениями (тестовый редактор Word, программа для работы с таблицами Excel). Используя СУБД Microsoft Access, можно легко хранить и обрабатывать большие объёмы информации, контролировать правильность данных на стадии их ввода, извлекать из базы данных нужные сведения, подготавливать отчёты, создавать формы для более удобной работы с данными. Одновременно с базой данных могут работать несколько пользователей. Microsoft Acсess обладает огромными возможностями, и в то же время для начала работы и создания собственной базы данных достаточно освоить лишь несколько простых операций. Программа Microsoft Access представляет собой реляционную СУБД (от англ. relation – отношение). Это означает, что база данных в Access состоит из взаимосвязанных таблиц. Таблица базы данных – это обычная таблица, состоящая из строк и столбцов. Столбцы таблицы называются полями (атрибутами). В них хранятся атрибуты объекта. Каждое поле таблицы имеет уникальное имя и содержит строго определённый тип данных. Строки таблицы называются записями (кортежами). Запись содержит несколько ячеек таблицы, хранящих определённые сведения об объектах. Каждая запись содержит информацию об одном объекте. Строки следуют в произвольном порядке и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по идентификаторам (ключам). Ключ – это поле, по которому производится связывание таблиц. Ключ может быть простым и составным. Ключ, определённый по одному полю таблицы, называется простым. Если ключ состоит из двух и более атрибутов, его называют составным. Ключ может быть первичным и внешним. Первичный ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Это значит, первичный ключ должен определять единственную запись (строку) в таблице, то есть быть уникальным. Внешний ключ – это атрибут одного отношения, являющийся первичным ключом другого отношения. Внешние ключи используются для организации связей между таблицами базы данных (главной и подчинённой) и для поддержания ограничений ссылочной целостности данных. Для заполнения таблиц информацией можно вводить данные вручную в режиме редактирования таблицы, создать форму для ввода данных или импортировать данные из внешних источников. Для поиска, отбора, сортировки данных можно создать запросы, а для наглядного представления данных и вывода на печать – отчёты. Пользовательский интерфейс Microsoft Access 2007 Для запуска программы Microsoft Access 2007 можно использовать любой из стандартных для Windows способов: Нажать кнопку Пуск, в открывшемся меню выбрать последовательно пункты Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007. Дважды щёлкнуть кнопкой мыши на ярлыке программы на рабочем столе или в панели быстрого запуска. Дважды щёлкнуть кнопкой мыши на файле существующей базы данных. Сразу после запуска эта база данных будет открыта для работы. При запуске программы появляется окно

Приступая к работе с Microsoft Office Access (рисунок 1), которое позволяет быстро перейти к работе с конкретной базой данных.

Если база данных уже была создана, то её можно открыть, щёлкнув кнопкой мыши на её названии в области Открыть последнюю базу данных. Если нужной базы данных нет в списке, щёлкнуть на ссылке Другие. На экране появится стандартное окно Windows для открытия файла. В этом окне выбрать файл базы данных и нажать кнопку Открыть. Кроме того, можно воспользоваться кнопкой в левом верхнем углу окна, в появившемся меню выбрать пунктОткрыть, а затем выбрать файл в стандартном окне Windows. Если в открываемой базе данных программа Access обнаружит потенциально опасное содержимое, то под лентой (кнопочным меню) возникнет панель сообщений с предупреждением: Часть содержимого базы данных отключена. Чтобы открыть содержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную часть, нажмите кнопку Параметры панели сообщений. В появившемся окне Параметры безопасности Microsoft Office установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите кнопку ОК. Для создания базы данных можно воспользоваться шаблоном или самостоятельно разработать базу данных. В программе Microsoft Access 2007 имеется ряд наиболее распространённых шаблонов баз данных. В новой терминологии такие шаблоны названы предустановленными базами данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется Приступая к работе. Шаблоны можно использовать для решения типичных задач или для учебных целей, поскольку в их состав входят таблицы, готовые отчёты, запросы и формы для ввода информации. Если необходимо самостоятельно разработать структуру базы данных, создать таблицы и ввести данные, то вначале необходимо создать пустую базу данных. Каждая база данных хранится в файле с расширением .accdb. В этом файле также хранятся все отчёты, запросы, формы ввода данных и другие объекты, созданные для этой базы. В отличие от более ранних версий офисных приложений фирма Microsoft в версии 2007 изменила интерфейс. Новый дизайн упрощает нахождение нужных элементов управления и делает работу с программой более простой и комфортной.

Строка заголовка содержит имя базы данных, название формата файла (например, Access 2007) и название программы – Microsoft Access. Кнопка Office открывает меню быстрого доступа, которое позволяет создать, открыть, сохранить и закрыть базу данных, организовать общий доступ к базе данных, переслать документы базы данных по электронной почте и вывести их на печать. Является аналогом меню Файл в предыдущих версиях Microsoft Office. Панель быстрого доступа – на ней целесообразно расположить значки наиболее часто используемых команд, чтобы вызывать их одним щелчком кнопки мыши и тем самым значительно ускорять работу. Лента – ключевой элемент интерфейса, объединяющий все команды работы с базой данных. Лента состоит из вкладок, на каждой из которых расположены значки нескольких групп команд. Для перехода на вкладку нужно щёлкнуть кнопкой мыши на её названии. Вкладки Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных находятся на ленте постоянно. Остальные появляются или исчезают в зависимости от того, какой документ активен в рабочей области. Например, вкладка Работа с таблицами, содержащая набор инструментов для работы с таблицами, отображается только в случае, если в рабочей области Access открыта таблица. Именно поэтому интерфейс Access 2007 не перегружен и в нём легко ориентироваться, в любой момент отображаются только те вкладки и кнопки, которые сейчас нужны. Область переходов отображает список документов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов) и позволяет переключаться между ними. Чтобы открыть документ базы данных, достаточно дважды щёлкнуть кнопкой мыши на его названии в области переходов. Для скрытия и открытия области переходов служит кнопка в правом верхнем углу области. Окна/вкладки документов. Документы базы данных располагаются в рабочей области Access в виде вкладок или в виде перекрывающихся окон. Строка состояния отображает подсказки и сообщения о состоянии программы, а также содержит ряд кнопок, позволяющих быстро переключаться между различными режимами работы с текущим документом.

Работа с таблицами в MS Access

Именно в таблицах хранится вся информация, содержащаяся в базе данных. Мы не будем использовать шаблоны, а создадим собственную базу данных. Дружественный интерфейс Access 2007 позволяет делать это, не имея специального образования по программированию. Для создания и редактирования таблиц предназначены два режима. Режим таблицы (рисунок 3) предназначен для ввода, просмотра и редактирования записей.

Режим конструктора таблицы (рисунок 4) предназначен для настройки свойств полей, таких как тип данных, значение по умолчанию, список возможных значений, маска значений и многих других.

Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Вид, которая находится на ленте, на вкладках Главная, Режим таблицы или Конструктор (на всех вкладках эта кнопка крайняя слева). Кнопка меняет свой внешний вид. В режиме таблицы она выглядит так:

а в режиме конструктора так:

Работа с таблицей начинается с её создания: сразу ввести данные в режиме таблицы. При этом программа Access автоматически добавляет в таблицу необходимое количество полей и определяет типы данных для этих полей. Так, если введены буквы, полю будет присвоен тип данных Текстовый, если цифры – Числовой. Затем при необходимости можно настроить свойства полей в режиме конструктора. Непосредственный ввод данных с автоматическим определением типов данных обычно используется для простых таблиц, не требующих или почти не требующих специальных манипуляций со свойствами полей; вначале создать в конструкторе поля таблицы и указать их свойства, а затем ввести информацию. Работа в конструкторе предоставляет возможность более тонкой настройки, но и требует больших затрат времени. Преимуществом создания полей в конструкторе является возможность задать свойства полей, ускоряющие ввод данных (например, список значений поля, значение по умолчанию) и уменьшающие количество случайных ошибок ввода (маска ввода, условия на значение и др.); можно создать типовую таблицу с помощью встроенного шаблона. Для этого откройте на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Шаблоны таблиц. В появившемся меню выберите подходящий шаблон таблицы. Программа Access создаст новую таблицу с заданными в шаблоне полями и откроет её в режиме таблицы. Таблицу, созданную по шаблону, можно редактировать так же, как и обычную таблицу: добавлять и удалять столбцы, создавать новые записи и т. п.; при необходимости чередовать работу в режиме таблицы и в режиме конструктора. Например, создать часть полей в конструкторе, ввести некоторые данные и снова вернуться в режим конструктора и т. д.

Основные объекты базы данных

Рассмотрим основные приемы проектирования баз данных и работы с ними на примере СУБД Microsoft Access. Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией. База Данных в Microsoft Access– это один файл с расширением.mdb, содержащий таблицы, запросы и другие объекты базы данных. Рассмотрим эти объекты более подробно. Таблицы –это основные объекты любой базы данных. В таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, кроме того, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и другие свойства). На рисунке 13 показан пример таблицы базы данных в режиме просмотра данных.

Запросы– это специальные средства для отбора и анализа данных. С помощью запросов выполняют отбор данных, сортировку, фильтрацию, изменение и удаление данных. Кроме того, запросы позволяют создавать новые таблицы, выполнять автоматическое добавление в таблицы данных, импортированных из других источников, выполнять вычисления в таблицах и многое другое. На рисунке 14 показан пример выполнения запроса на выборку данных из таблицы СОТРУДНИКИ согласно критерию отбора Должность=Инженер. В полученной таблице строки отсортированы по полюКодСотрудника, при этом в результирующую таблицу включены лишь некоторые поля из таблицы СОТРУДНИКИ. Формыиспользуются как средство, облегчающее ввод новых данных в таблицы базы данных, а также для просмотра имеющихся данных. В форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и пр.) для автоматизации ввода. На рисунке 15 показана простейшая форма для таблицы СОТРУДНИКИ. Отчетыпредназначены для вывода данных на экран или на принтер. В них предусмотрены средства для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов: верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т.п. (рис. 16). Страницы доступа к данным(рис. 17) служат для обеспечения удаленного доступа к данным, содержащимся в базе данных, через Internet или через корпоративную сеть Intranet. Обычно базы данных имеют очень большие размеры, напрямую передавать их через медленные каналы связи непрактично. Страницы доступа выполняют связующую функцию между базой данных и Web-страницами Интернета. Их нетрудно встроить в любой Web-документ. Макросыпредназначены для автоматизации выполнения повторяющихся операций при работе с СУБД. Несколько команд управления базой данных могут быть сохранены в виде макроса, чтобы в дальнейшем можно было воспроизводить эти команды, запуская сохраненный макрос. Модулисоздаются средствами языка программированияVisual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы данных может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, повысить быстродействие системы управления или уровень ее защищенности.Рис. 14. Пример выполнения запроса к базе данных Рис. 16. Пример простейшего отчета. Рис. 17. Пример простейшей страницы доступа

Работа с любыми объектами базы данных выполняется в окне «База данных»(рис. 18). На левой панели данного окна находятся элементы управления для вызова всех семи типов объектов. 

Рис. 18. Окно База данных.

СУБД Microsoft Access предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы данных. Эти средства можно классифицировать как: ручные (разработка объектов в режиме Конструктор); автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров); автоматические – средства ускоренной разработки простейших объектов.

Режимы работы с базой данных

Создание БД начинается с проектирования. Этапы проектирования БД: · Исследование предметной области; · Анализ данных (сущностей и их атрибутов); · Определение отношений между сущностями и определение первичных и вторичных (внешних) ключей. В процессе проектирования определяется структура реляционной БД (состав таблиц, их структура и логические связи). Структура таблицы определяется составом столбцов, типом данных и размерами столбцов, ключами таблицы. Программы, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в таблицах и манипулирования данными называются системами управления базами данных (СУБД). Другими словами СУБД предназначены как для создания и ведения базы данных, так и для доступа к данным. В настоящее время насчитывается более 50 типов СУБД для персональных компьютеров. К наиболее распространенным типам СУБД относятся: MS SQL Server, Oracle, Informix, Sybase, DB2, MS Access и т. д. Обычно с БД работают две категории исполнителей: · Проектировщики - разрабатывают структуру таблиц базы и согласовывают ее с заказчиком; разрабатывают объекты, предназначенные для автоматизации работы и ограничения функциональных возможностей работы с базой (из соображений безопасности); · Пользователи - работают с базами данных, наполняют ее и обслуживают. СУБД имеет два режима: проектировочный и пользовательский. В проектировочном режиме создаются и изменяются структура базы и ее объекты. В пользовательском используются ранее подготовленные объекты для наполнения БД или получения данных из нее. 3. Создание БД на примере приложения Microsoft Access. Создание таблиц в Microsoft Access: методы создания, ключевые поля, отношения между таблицами. Свойства полей и типы данных, способы создания. Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003). СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов. Создание базы данных (таблиц и связей между ними) При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит на экран список режимов создания таблиц: · Создание таблицы в режиме конструктора; · Создание таблицы с помощью мастера; · Создание таблицы путем ввода данных Для создания новой таблицы можно выбрать любой из этих режимов. Можно выбрать Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и полей. Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться режимом Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы. Величина и тип полей определяется пользователем. Необходимо выбирать размеры полей не слишком большими, так как при завышенных размерах полей бесполезно расходуется память БД. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому необходимо назначить ключевое поле каждой таблице. Чтобы задать первичный ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить требуемое поле, а затем щелкнуть на пиктограмме «Ключевое поле», расположенной на панели инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора, необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются). Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка: · Текстовый – алфавитно–цифровые данные (до 255 байт) · Поле МЕМО - длинный текст или числа, например, примечания или описания (до 64000 байт) · Числовой - текст или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов) · Дата/время – даты и время (8 байт) · Денежный - используется для денежных значений (сохраняет 8 байтов) · Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (4 байта) · Логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да/Нет» (1 бит) · Поле объекта OLE – для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гбайта) · Гиперссылка – адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков) · Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля. В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.). При создании структуры таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание поля. Установка связей между таблицами в СУБД Access После создания структуры таблиц для базы данных необходимо установить связи между таблицами. Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, разработке форм, при создании отчетов. Для создания связей необходимо закрыть все таблицы и выбрать команду "Схема данных" из меню Сервис, появится активное диалоговое окно "Добавление таблицы" на фоне неактивного окна Схема данных. В появившемся диалоговом окне Добавление таблиц необходимо выделить имена таблиц и нажать кнопку Добавить, при этом в окне "Схема данных" добавляются таблицы. После появления всех таблиц в окне Схема данных необходимо закрыть окно Добавление таблицы, щелкнув левой кнопкой мыши на кнопке Закрыть. Следующий шаг - это установка связей между таблицами в окне Схема данных. Для этого в окне Схема данных необходимо отбуксировать (переместить) нужные поля одной таблице на соответствующие поля другой таблицы, в результате этой операции появится окно "Изменение связей". В появившемся окне диалога "Изменение связей" необходимо активизировать флажки: "Обеспечить целостность данных", "каскадное обновление связанных полей" и "каскадное удаление связанных записей", убедиться в том, что установлен тип нужного отношения и нажать кнопку Создать. После установки связей между таблицами, окно Схема данных необходимо закрыть. Далее необходимо осуществить заполнение всех таблиц. В приложении Access применяются различные методы перемещения по таблице. Переходить от записи к записи можно с помощью: клавиш управления курсором; кнопки из области Запись, расположенной внизу таблицы в режиме таблицы; команды Правка - Перейти.. Для перемещения от поля к полю (слева направо) применяются клавиши Tab и Enter, а в обратном направлении Shift+Tab. Поиск данных в таблице большого объема, который выполняется с помощью кнопок перехода, может занять много времени, поэтому для поиска и замены данных в полях необходимо использовать команду Правка - Найти. Откроется окно диалога. В поле Образец диалогового окна поиска указывается искомый объект и осуществляется поиск. Для замены данных в полях необходимо перейти на вкладку Замена.

Создание связей между таблицами

Реляционная база данных состоит из нескольких таблиц, между которыми установлены связи. Между одноимёнными полями двух таблиц MS-Access автоматически устанавливает связь, например поле Код клиента в таблице Клиенты и Заказы. Это означает, что при формировании запроса к этой паре таблиц Access сможет объединить строки таблиц, в которых значения поля Код клиента совпадают. Кроме того, Access позволяет вручную установить связь между таблицами по разноимённым полям. Создание связей выполняется следующим образом: С помощью меню: Работа с базами данных- Показать или скрыть- Схема данных. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей. Если связи уже были заданы, то для введения в схему данных новой таблицы надо щёлкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу. После ввода в схему всех таблиц, которые надо связать, устанавливаем связь между полями из одной таблицы путём перетаскивания линии поля в другую на соответствующее ему связанное поле. После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором можно задать свойства образующей связи. Данные из связанных таблиц можно объединить. Но в таком случае нужно позаботиться о дополнительных средствах контроля связанных данных, вводимых в разные таблицы. Механизм, который обеспечивает согласованность данных между двумя связанными таблицами, называется Поддержка целостности данных. Если вы включили механизм поддержки целостности, он должен одновременно указать тип связи: «один к одному» или «один ко многим». Целостность данных означает: * в связанное поле подчинённой таблицы сложно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы, т.е. в таблице заказы нельзя вводить запись с кодом клиента, который отсутствует в таблице клиент; * из главной таблицы нельзя удалить запись, у которой значение связанного поля совпадает хотя бы с одним значением того же поля в подчинённой таблице (например, из таблицы клиент нельзя удалить код клиента, который ещё не удалён из таблицы заказы). Для того чтобы обеспечить целостность данных надо включить флажки: Обеспечение условия целостности данных - позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи; Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей - обеспечивает одновременное обновление или удаление данных во всех подчинённых таблицах при их изменениях в главной таблице. Иными словами Целостность данных означает систему правил, которые используются для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту связанных данных от случайного удаления или изменения. Ограничения для баз данных: Таблица может содержать не более 255 полей. Таблица не может иметь более 32 индексов. Составные индексы не могут включать более 10 полей, причём общая их длина не должна превышать 255 байтов. Общая длина строка таблицы без учёта полей MEMO и объектов OLE не может превышать примерно 2 кб. Размер поля MEMO ограничивается 1 Гб, но вы не можете вывести поле MEMO размером >64 кб в форме или режиме таблицы Размер объекта OLE не должен превышать 1 Гб. На число записей в таблице не существует ограничений, но размер файла базы данных Access не может превышать 1 Гб.

Изменение внешнего вида таблицы

В Microsoft Access существует понятие макета таблицы. Макет таблицы- это вид, в котором данные отображаются в окне в режиме Таблицы. При этом его можно изменить для всех таблиц данного приложения, а можно изменить только для одной таблицы. Макет таблицы включает в себя следующее: шрифт (размер, начертсние, цвет), цвет заливки фона, цвет линии границы, сетка, оформление ячеек таблицы. Для того чтобы изменить макет для всех таблиц, нужно изменить параметры Access в меню Главная. Для изменения формата отображения данных в режиме Таблицы служит пункт горизонтального меню Главная. Операции над таблицами: Данные, хранящиеся в таблицах базы данных, должны иметь простые и доступные средства поиска нужной информации. Для этого Access предлагает такие средства как сортировка, фильтрация и поиск данных. Сортировка и фильтр используется для нахождения данных по умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочена по значению ключевого поля. Сортировку записей можно производить как по одному, так и по нескольким полям. Для этого нужно открыть на горизонтальном меню Главная, выделить любую строку соответствующего столбца или выделить несколько столбцов и выполнить команду Сортировка по возрастанию (убыванию) меню Записи или воспользоваться соответствующими кнопками Панели инструментов. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки, нужно выполнить команду Сортировка и фильтр- Очистить все сортировки. Поиск и замена данных предусмотрена в режиме Таблицы. Она дает возможность поиска и замены данных по образцу либо в контекстном меню, либо во всей таблице. Для этого нужно выполнить команду Главная- Найти. Появиться диалоговое окно Поиск и Замена, которое имеет соответствующие вкладки для поиска и замены данных.. Затем нужно ввести в поля соответствующие значения и выполнить указанные действия. Фильтрация - это способ быстрого отбора записей в режиме Таблицы в соответствии с заданным критерием. После фильтрации информация отображается в результирующей таблице. Виды фильтров: Фильтр по выделенному; Обычный фильтр; поле Фильтр для; Расширенный фильтр. Фильтр по выделенному фрагменту используется для того, чтобы найти в таблице значение, которое должно содержать отбираемые записи. Для этого следует выделить в поле запись, которая содержит условие отбора, и выполнить команду Сортировка и фильтр- Фильтр по выделенному. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Для выполнения данного фильтра используется команда Сортировка и фильтр- Дополнительно- Изменить фильтр. В открывшемся диалоговом окне отобразится пустая таблица с наименованием полей. В нужном поле с помощью раскрывающего списка выберите нужное значение, по которому будет выполняться фильтрация (например, в поле Код сотрудника выберем Белова). Выберите команду Применить фильтр в меню Сортировка и фильтр либо Дополнительно- Применить фильтр. Чтобы задать более подробное условие для фильтрации используется Расширенный фильтр (рис.3.8). Поле Фильтр для используется в том случае, когда не удается быстро найти образец отбора в столбце таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться на поле, для которого нужно указать условие отбора. Вызывается это поле щелчком правой кнопки мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, и выбором из контекстного меню соответствующей команды. Расширенный фильтр используется для создания сложных фильтров, так как позволяет сформировать критерий отбора в окне команды Расширенный фильтр, связывая условие отбора операциями логических функций и и или. Для выполнения данного фильтра используется команда Сортировка и фильтр - Дополнительно- Расширенный фильтр. Диалоговое окно создания фильтра Порядок действий: * выберите в меню Главная команду Сортировка и Фильтр- Дополнительно- Расширенный фильтр; * перенесите названия полей в нижнюю область окна в строку Поле, * в строках Сортировка и Условие отбора задайте нужные параметры; * выполните команду Применить фильтр или др. способом. (Применить фильтр на панели инструментов).

Обработка данных, содержащихся в таблице с помощью запросов

Запрос - это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и отображении данных в базе данных Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE-запросы, SQL- запросы. QBE-запросы (Query By Example) - запросы, строящиеся с помощью конструктора запросов, представляющего собой графический инструмент для создания запросов по образцу. SQL-запросы - запросы, строящиеся при помощи унифицированного набора инструкций SQL(Structurred Query Language - структурированный язык запросов). Все запросы делятся на две группы: запросы на выборку, запросы- действия. Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. К этой группе запросов относятся следующие. Запрос к связанным таблицам - позволяет производить выборку данных из связанных таблиц. Перекрестный запрос - отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали, выводя результаты их обработки в виде таблиц. Запрос с параметром - позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр при вызове запроса. Запрос с вычисляемым полем - позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строки запроса. Запрос с критерием поиска - позволяет производить отбор записей в соответствии с заданным критерием поиска. Запрос с итогами - производит математические вычисления и выдает результат. Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи. К этой группе запросов относятся следующие: Запросы на создание таблицы создают таблицы на основании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса. Запросы на добавление записей позволяют добавлять в таблицу записи, создаваемые запросом. Запросы на обновление изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием. Запросы на удаление удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно. В Access можно создавать запросы с помощью при помощи Мастера запросов и с помощью Конструктора. Для создания запросов при помощи Мастера имеются следующие мастера: · Простой запрос; · Перекрестный запрос; · Повторяющиеся записи; · Записи без подчиненных; При создании запроса с помощью мастера производится пошаговое выполнение действий в диалоговом окне Мастера запросов. Конструктор запросов позволяет создавать новые и изменять существующие запросы, поэтому он является основным способом при создании запросов QBE. Работа с результатами запроса осуществляется практически так же, как с таблицами. Их можно открывать, просматривать и даже редактировать в табличном представлении. Обновлённые значения сохраняются в исходных таблицах. На основе запросов можно создавать формы и отчёты. При работе запроса данные могут упорядочиваться (сортироваться),фильтроваться (отсеиваться), объединяться, разделяться, изменяться, и, при этом, никаких изменений в базовых таблицах может не происходить. И ещё одним ценным свойством запросов является их способность выполнять итоговые вычисления. При создании запросов в режиме Конструктора открывается специальный бланк, называемый бланком запросов по образцу . Это бланк состоит из двух областей. В верхней части отражаются структуры таблиц, к которым адресован запрос, а нижняя часть представляет собой таблицу описания запроса, которая имеет 5 основных строк. Количество столбцов в запросе определяется количеством выбранных полей, которые будут использоваться в запросе. Рис. 3.9 Бланк заполнения запросов по образцу Назначение строк в бланке Конструктора запросов: 1-я строка Поле предназначена для ввода имени поля запроса и обозначения поля источника данных или вычисляемого выражения; 2-я строка Имя таблицы предназначена для задания имени таблицы источника данных; 3-я строка Сортировка предназначена для указания порядка сортировки в данном поле. Может принимать следующие значения: по возрастанию, по убыванию, отсутствует; 4-я строка Вывод на экран содержит флажок, указывающий на то, будет ли выводиться соответствующее значение поля; 5-я строка Условие отбора содержит критерий, по которому будет происходить отбор записей в результирующую таблицу. Запросы могут быть созданы на основе одной или несколько предварительно связанных между собой таблиц. При создании макета-запроса, в общем случае, необходимо выполнить четыре базовые операции:

1. указать системе, какие поля и из каких таблиц мы хотим включить в запрос;

2. описать вычисляемые поля, т.е. поля, значения которых являются функциями значений существующих полей (например, стоимость продукции - это произведение цены на количество);

3. описать групповые операции над записями исходных таблиц (например, нужно ли объединить группу записей с одним и тем же кодом клиента в одну и просуммировать стоимость заказанной им продукции);

4. указать условие отбора, т.е. сформулировать логическое выражение, которое позволяет включить в выборку.

Запрос к связанным таблицам - это производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица (столбцы-поля и строки), и оформляется на основе фактических данных системы. Сначала надо выполнить стандартные операции: В горизонтальном меню выбрать Создание выбрать Другие- Конструктор Запросов, откроется диалоговое окно Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы выделите нужную таблицу, и нажмите кнопку Добавить. Диалоговое окно для добавления таблиц при создании запросов Кроме вкладки Таблицы в этом окне есть ещё 2 вкладки: Запросы, Таблицы и Запросы. Это говорит о том, что запрос не обязательно основывать только на таблицах. После отбора всех таблиц, на основе которых создается запрос, диалоговое окно Добавление таблиц закрывается. В окне Запрос на выборку начинается создание структуры запроса. Строки нижней панели и определяют строки запроса, т.е. строки результирующей таблицы. Строку Поле заполняют перетаскиванием названия полей из таблиц в верхней части бланка или выбором названия поля из списка, который открывается кнопками (на выбор) каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу. Строка Имя таблицы заполняется автоматически при перетаскивании поля левой кнопкой мыши. Если щёлкнуть на строке Сортировка, появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки. Если начать сортировку по какому-то полю, то данные в результирующей таблице будут отсортированы по этому полю. Если поле должно присутствовать в бланке запроса, но не должно отображаться в результирующей таблице, нужно сбросить соответствующий флажок в строке Вывод на экран для соответствующего поля. Условие отбора. По каждому полю можно создать своё условие отбора. Для добавления в строку Условие отбора значения вы можете использовать любое выражение, которое способно принимать значение True или False. При создании условия используют операции сравнения: больше (>), меньше (<), больше либо равно (>=), меньше либо равно (<=), не равно (<>). Условие отбора может осуществляться по одному полю или по несколько полям одновременно. Если отбор осуществляется по нескольким полям и условия для этих полей записаны в донной строке, то между этими условиями выполняется логическая операция AND, между условиями, записанными в разных строках, выполняется логическая операция OR. Может быть также использована еще одна логическая операция отрицания NOT.Если выражения связаны оператором AND, результат будет принимать значение True лишь тогда, когда истины все выражения, связанные этим оператором. В отличие от этого, операция OR истинна, когда истинно хотя бы одно или сразу оба выражения. Операция NOT выдает значение, противоположное обрабатываемому выражению, - истину, если выражение ложно, и ложь, если выражение истинно. Кроме обычных опера торов сравнения, MS Access предоставляет четыре специальных оператора, полезных для отбора данных: BETWEEN, IS, IN, LIKE. Between - определяет, находится ли числовое значение в определенном диапазоне значений (например Between (100) AND (100)). Is - при использовании вместе с нулем (Null) определяет, является ли значение нулем или нет (например Is Null или Is Not Null). In - определяет, является ли строковое значение элементом списка значений (например, In(“Москва”, ”Киев”,”Санткт-Петербург”). Like - определяет, начинается ли строковое значение с указанных символов (например, Like “Ив*” или Like “db??”).Где * - соответствует любому количеству символов , ? -- соответствует одному символу, # - соответствует одной цифре. Кроме того константы даты и времени выделяются символами # (например, #26/04/2005#). Запуск запроса для предварительного просмотра выполняется щелчком на клавише Вид. При запуске образуется результирующая таблица. Если результаты запроса вполне вас удовлетворяют в представленной таблице, то его можно сохранить. Сохранение запроса осуществляется закрытием окна бланка запроса по образцу .При закрытии запроса введите его имя. Запрос с параметром - это специальный тип запросов позволяет пользователю самому ввести критерии отбора данных на этапе запуска запроса. Этим приёмом обеспечивается гибкость работы с базой. Запрос с параметром отличается от обычного запроса тем, что в параметр запроса вводится в структуре в то поле, по которому осуществляется отбор. Для этого параметр запроса, заключается в квадратные скобки и записывается в строке Условие отбора. По умолчанию Access назначает параметром запроса текстовый тип данных. Если нужно изменить тип данных параметра, то необходимо выбрать Конструктор, введите название параметра и его тип. Название параметра должно точно соответствовать названию поля, только в этом случае запрос с параметром будет работать нормально. Сохраните запрос на диске. И когда вы откроете этот запрос, Access отображает диалоговое окно, предлагающее вам ввести некоторые данные, которые будут использоваться в качестве условий отбора для запроса. Запрос с вычисляемым полем. Поле, содержимое которого является результатом расчёта по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице и не создает полей в исходных таблицах базы данных. Для создания запроса, производящего вычисления, служит тот же самый бланк запроса по образцу. Только в одном из столбцов вместо имени поля записывают формулу. В формулу входят заключённые в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчёте, а также знаки математических операций. Например сумма: [цена]*[количество] где: сумма: - название нового поля, [цена] - название первого поля, участвующего в вычислении, * - знак операции умножения, [количество] - название второго поля, участвующего в вычислении. Для определения вычисляемых столбцов введите выражение в строку Поле. Выражение вводится непосредственно в ячейку, заметьте, что имена полей заключаются в квадратные скобки. Можно использовать построитель выражений для создания вычисляемого поля, для этого необходимо щелкнуть на кнопке Построить или использовать кнопки Shift+F2- и в диалоговом окне вводят формулу, при нажатии кнопки Ок формула переносится в бланк запроса. Новое вычислительное поле может быть отображено в результирующей таблице отсортированное. Итоговые запросы. Запросы отбирают не только нужную информацию из таблиц и обрабатывают её путём создания новых (вычисляемых) полей, но и производит, так называемые, итоговые вычисления. Для итоговых вычислений используются групповые операции, позволяющие выполнять статистические операции со значениями конкретных полей. Для выбора групповых операций необходимо вывести дополнительную стоку бланка Запроса на выборку. Для этого необходимо нажать на кнопке Групповые операции (У) панели инструментов. Например, если нужно вычислить общую сумму или среднее значение необходимо использовать статистические функции (Sum или Avg), которые выбираются из списка в соответствующей ячейке строки Групповые операции. Для этого необходимо щелкнуть по ячейке в этой строки, открыть список функций и выбрать нужную. Так как типовые функции для данной записи не имеют смысла и существуют только для группы записей, то предварительно записи надо сгруппировать по какому-либо признаку. В полях, где производится группировка, нужно установить (или) оставить функцию Группировка. В полях, где производится итоговое вычисление, раскрывается список группировки и выбирается нужная функция.  Бланк запроса с использованием операций группировки Чтобы запустить запрос для предварительно просмотра нажмите на кнопку Выполнить, которая выдаёт результирующую таблицу с итоговыми данными. В строке Группировка можно указать лишь одну итоговую функцию в поле. Если нужно произвести другие итоговые вычисления, то необходимо включить это поле столько раз, сколько это необходимо. Перекрестный запрос - это специальный тип итоговых запросов, называемый перекрестным запросом. Перекрестный запрос отражает результаты статистических расчетов, выполненных по данным одного поля. Эти результаты группируются .по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы. Первый набор выводится в столбце слева и образует заголовки строк. Второй выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов. Такой запрос позволяет увидеть вычисляемые значения в виде перекрестной таблицы, напоминающей электронную таблицу, а на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые значения, вычисленные по значениям третьего поля. Для получения итоговых значений записи группируются по поля, используемым в качестве заголовков строк и столбцов, и для значений третьего поля в полученных группах записей применяется одна из выбранных статистических функций. Можно предусмотреть выполнение статистической функции и получение общего итогового значения для каждой строки в целом. Запросы на изменение. Все виды запросов на выборку создают временные результирующие таблицы. Базовые таблицы при этом не изменяются. Однако запросы могут применяться также для добавления, удаления и обновления группы записей таблицы. Такие запросы являются мощным инструментом преобразования данных, они называются запросами действия. Запросы на изменение позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющие. Существует несколько видов запросов на изменение: обновление группы записей, создание новой таблицы, вставка данных из другой таблицы, удаление группы записей, удаление неиспользуемых данных. Логика использования запросов на изменение такая: * создаётся запрос на выборку, который отбирает данные из разных таблиц или сам создаёт новые данные путём вычисления; * после запуска образуется временная результирующая таблица; * данные из этой временной таблицы используют для создания новых таблиц или изменение существующих. Самый простой и понятный - это Запрос на создание новой таблицы, порядок выполнения действий для его создания следующий.

1. Создаётся запрос на выборку, в который войдут все поля базовой таблицы плюс вычисляемое поле.

2. При нажатии на кнопку Вид - можно убедиться, что запрос работает, как положено и создаёт результирующую таблицу, более полную, чем базовая.

3. Далее использование пункта меню Запрос, который доступен только в режиме конструктора, и выбор команды Создание таблицы из списка.

В результате выполнения этих операций создастся новая таблица в разделе Таблицы, а перед именем запроса установится восклицательный знак, говорящий о том что на базе этого запроса создана новая таблица. Сам запрос после этого уже не откроется. В этом же меню присутствуют команды для создания запросов на обновление данных, добавление и удаление записей. Все они относятся к запросам на изменение и работают аналогично в соответствии с данными результирующих таблиц.

Приступая к работе с любым программным компонентом, в первую очередь, необходимо знать его характеристики. Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная СУБД ( Система управления реляционными базами данных ) корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса пользователя для приложения базы данных, структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Формы в Access служат для удобного представления данных БД пользователю. Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

А так же (функции форм): ввод и просмотр информации базы данных;

добавление;

редактировпние;

удаление данных БД;

печать;

создание сообщений.

Источники данных для форм

Источниками данных для форм могут служить таблицы и запросы.

Режим отображения форм

Режим формы - это режим отображения данных формы. Позволяет производить различные операции с данными, такие как просмотр, редактирование, удаление, добавление записей. Т. е. пользователь работает с источниками данных для формы.

Режим макета - наиболее наглядный режим изменения форм, так как в этом режиме все данные отображаются таким же образом, как и на рабочей форме. Позволяет редактировать элементы управления формы и подгонять их под конкретные данные. В режиме макета форма уже запущена. Таким образом, данные отображаются практически так же, как при реальном использовании формы. Поскольку при изменении формы отображаются реальные данные, в режиме макета удобно задавать размер элементов управления и выполнять иные задачи, влияющие на вид и удобство использования форм.

Режим конструктора - более подробное редактирование формы. Отображает полную структуру отчета, т.е. колонтитулы элементы управления и т.д. В этом режиме данные не отображаются, поэтому заранее нельзя увидеть какой будут иметь вид данные в этом режиме. Позволяет выполнять такие задачи: добавление в форму дополнительных элементов управления, таких как границы привязанных объектов, разрывы страниц и диаграммы; изменение источников элемента управления "текстовое поле" непосредственно в самом поле, без использования окна свойств; изменение размеров разделов формы, таких как "Заголовок формы" или "Область данных"; изменение определенных свойств формы, которые нельзя изменить в режиме макета.

Элементы управления форм

Элементы управления предназначены для просмотра и работы с данными. Выделяют такие элементы управления: Связанные элементы управления это элементы управления, которые связаны с источником данных (таблица, запроса). Свободные элементы управления это элементы управления, которые не связаны с источником данных (например, линии, рисунки, надписи заголовков форм). Вычисляемые элементы управления это элементы управления, источником данных у которых является выражение.

Существуют такие виды форм:

"Свободная" форма, которая не связана напрямую с источником данных, но которая все равно может содержать кнопки, надписи и другие элементы управления, необходимые для работы приложения.

Подчиненная форма - это форма, которая является составным элементом главной формы, отображает данные траблицы или запроса связанных отношением один-ко-многим. Свойства подчиненной формы:

Свойство "Объект источник" - отображает информацию об объекте, который отображается в форме.

Свойство "Подчиненные поля" - свойство элемента управления подчиненной формы, определяющее поля по которым будут связаны главная и подчиненная форма. Свойство "Основные поля" - свойство элемента управления подчиненной формы, определяющие поля главной формы, которые будут связывать ее с полями подчиненной формы.

Инструменты создания форм 

Access включает такие инструменты для создания форм: Форма, Конструктор форм, Пустая форма, Мастер форм, Навигация и Другие формы (Несколько элементов, Таблица, Разделенная форма, Модальное диалоговое окно, Сводная диаграмма, Сводная таблица).

Способы создания форм: 

Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности);

Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию);

Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи);

Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи);

Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица);

Автоформа: сводная таблица;

Автоформа: сводная диаграмма;

Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph);

Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel);

Создание формы с помощью инструмента "Форма" 

Режим форма позволяет пользователю быстро создавать формы. С помощью инструмента "Форма" можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

Для этого необходимо:

1. В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

2.На вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Форма. Будет создана новая форма и отображена в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.

Создание формы с помощью инструмента "Конструктор форм" 

Для того, чтобы создать форму с помощью инструмента Конструктор форм, выполните такие действия.

1. Нажмите на кнопку Конструктор форм в группе Формы на вкладке Создание. В результате выполненных действий в рабочей области окна появится бланкпустой формы, который не связан ни с одним источником данных. ПКМ -> Колонтитулы (Указываете авторскую метку)-> заголовок/примечание (название формы, текущее время и дата)

Создание формы при помощи "Мастера форм" 

Для получения большей свободы выбора полей, построения формы отвечающей структурным требованиям пользователя используется режим Мастер форм, отображаемых на форме, вместо упомянутых выше инструментов можно воспользоваться мастером форм. Кроме того, можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и запросами. Для создания формы в режиме Мастера форм выполните такие действия:

1. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Мастер форм.

2. Выберите поля для формы.

3. Выберите внешний вид формы (в один столбец, ленточный, табличный, выровненный).

4. Задайте имя формы.

5. Нажмите на кнопку Готово (Далее).

Полученную форму можно доработать используя Конструктор форм. Создание формы с помощью инструмента Пустая форма Access 2010 позволяет создавать формы в режиме пустой формы. Этот режим очень удобен так как позволяет пользователю создавать формы по необходимым параметрам, которые могут не поддерживаться в режимах Форма и Мастер форм.

Построение формы в режиме Пустая форма состоит из таких этапов:

1. На вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Пустая форма. Access откроет пустую форму в режиме макета и отобразит область Список полей.

2. В области Список полей щелкните знак "плюс" (+) рядом с таблицей или таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.

3. Перетащите ЛКМ поля, которые необходимы для создания формы.

4. Отформатируйте, если необходимо, вид формы. Для того, чтобы добавить эмблему или картинку на форму необходимо щелкнуть на вкладке "Конструктор" и группу "Колонтитулы".

Создание разделенной формы при помощи инструмента "Разделенная форма" Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы. Разделенная форма отличается от сочетания формы и подчиненной формы тем, что эти два представления связаны с одним источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в любой части (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия). Разделенная форма позволяет использовать преимущества обоих типов форм в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить запись в другой части формы. Чтобы создать разделенную форму при помощи инструмента "Разделенная форма", выполните указанные ниже действия.

1. В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме, либо откройте таблицу или запрос в режиме таблицы.

2. На вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Форма.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.

Структура формы

Структура формы такова: макет формы состоит из разделов. Любая форма может включать следующие разделы:

раздел Заголовок формы (Form Header) определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице;

раздел Верхний колонтитул (Page Header) определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы, и отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы;

раздел Область данных (Detail) определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы этот раздел отображается на каждой странице;

раздел Нижний колонтитул (Page Footer) определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы;

раздел Примечание формы (Form Footer) определяет нижнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы. При печати многостраничной формы примечание формы будет отображено только внизу последней страницы.

Разделы формы в режиме Конструктора представлены на рис. 5.9. Чтобы надписи, обозначающие разделы формы, были лучше видны, мы скрыли сетку, облегчающую разметку формы (сетка видна на рис. 5.8), с помощью команды меню Вид, Сетка (View, Grid). 

Рис. 5.9. Разделы формы Access

Из всех перечисленных разделов обязательным является только раздел области данных. Высоту области любого раздела формы можно изменить с помощью мыши, перетаскивая нижнюю часть раздела вверх или вниз.

Замечание Хотя форма, изображенная на рис. 5.8, имеет оба раздела заголовка и примечания формы, эти области не отображаются в режиме Формы, поскольку оба раздела имеют нулевую высоту. При создании новой пустой формы при помощи Конструктора форм разделы заголовка и примечания не добавляются.

Для добавления или удаления разделов заголовка и примечания формы выберите команду Вид, Заголовок/примечание формы (View, Form Header/Footer). Если форма уже содержит эти разделы, то команда Заголовок/примечание формы будет отмечена флажком. Для удаления разделов заголовка и примечания формы сбросьте этот флажок. Для добавления или удаления разделов верхнего и нижнего колонтитулов страницы выберите команду Вид, Колонтитулы (View, Page Header/Footer). Если форма уже содержит эти разделы, то команда Колонтитулы будет отмечена флажком. Для удаления разделов верхнего и нижнего колонтитула страницы сбросьте этот флажок.

Замечание Если разделы заголовка и примечания формы или разделы верхнего и нижнего колонтитулов содержат текст либо другие элементы управления формы, то перед попыткой удалить эти разделы будет отображено диалоговое окно, предупреждающее об удалении содержимого заголовка и примечания.

Высоту раздела формы можно изменить, перетаскивая границу раздела при помощи мыши. Для этого поместите указатель мыши над границей раздела так, чтобы он принял вид горизонтальной черты с двумя вертикальными стрелками. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите границу раздела для получения нужного размера. Высота раздела области данных определяется вертикальным размером окна формы, а также размером заголовка и примечания формы. Для изменения высоты раздела области данных переместите его нижнюю границу при помощи мыши вверх (для уменьшения высоты) или вниз (для увеличения). В режиме Формы вертикальная полоса прокрутки в окне формы появляется только для просмотра раздела области данных.

Работа с запросами

Запросы в проектах Access являются более сложным понятием, чем в базах данных Access. Это понятие включает несколько разных объектов SQL Server: Представления (Views), Сохраненные процедуры (Stored Procedures) и Функции, определенные пользователем (User-defined Function). Все эти объекты могут быть созданы с помощью Конструктора запросов.

Конструктор запросов: Как видите, оно похоже на окно Конструктора запросов в базе данных Access. На верхней панели размещаются таблицы или запросы (в данном случае представления), являющиеся источником данных. Средняя панель представляет собой бланк запроса, который является трансформацией бланка запроса в базе данных Access (столбцы стали строками, а строки — столбцами). Различие между ними небольшое. Например, появился отдельный столбец Псевдоним (Alias), в котором можно задать псевдоним названия поля. Нижняя панель содержит текст инструкции SQL. соответствующий формируемому запросу. Не всегда все панели видны на экране. Для управления отображением панелей служат три кнопки на панели инструментов. Окно Конструктора запросов появляется, когда вы создаете новое представление, редактируете старое или создаете инструкцию SQL в свойстве Источник записей (Record Source) формы или отчета с помощью кнопки Построителя. Для добавления таблицы на панель Конструктора используется диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table), но содержит три вкладки — Таблицы (Tables), Представления (Views) и Функции (Function). Окно Добавление таблицы (Show Table) появляется при нажатии на кнопку Добавить таблицу (Show Table) на панели инструментов. Создание представления аналогично созданию запроса в базе данных Access, поэтому мы не будем здесь описывать этот процесс полностью, а покажем только отличия от аналогичного процесса в базе данных.

Для того чтобы задать те или иные поля представления, их помечают в таблицах путем установки флажка у каждого поля. Одновременно эти поля появляются в бланке запроса и формируется инструкция SQL на панели SQL. Чтобы выбрать сразу все поля таблицы, нужно установить флажок * (все столбцы) (All Columns). Кроме того, поля могут перетаскиваться в бланк запроса мышью, как это делается в окне Конструктора запросов в базе данных Access. Формирование критериев отбора записей аналогично формированию критериев в базе данных Access, однако выражения подчиняются синтаксическим правилам языка SQL Server.

Способы создания запросов в MS Access

Для просмотра, изменения и анализа данных используются запросы. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В общем случае запрос - это вопрос о данных. В Microsoft Access есть несколько типов запросов (на выборку, запрос с параметрами, перекрестные запросы, запрос на изменение таблицы, запросы SQL). Создание простого запроса с помощью Мастера запросов Наиболее просто создается запрос при помощи Мастера запросов. Чтобы создать простой запрос с помощью Мастера запросов, необходимо:

1 В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы (Queries).

2 В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание запроса с помощью мастера (Create query by using wizard) или нажать на кнопку Создать (New) в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос (New Query) выбрать Простой запрос (Simple Query Wizard) и нажать на кнопку ОК

3 В появившемся окне Создание простых запросов (Simple Query Wizard)  в поле со списком Таблицы и запросы (Tables/Queries) выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса.

4 С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields) те поля, которые необходимы в конструируемом запросе. При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля (Selected Fields). Если нужно включить в запрос все поля, можно воспользоваться кнопкой с двумя стрелками вправо.

5 Нажать кнопку Далее (Next).

6 Следующее диалоговое окно будет последним. В нем нужно ввести имя создаваемого запроса  в поле Задайте имя запроса (What title do you want to your query?) и выбрать дальнейшие действия: Открыть запрос для просмотра данных (Open the query to view information) или Изменить макет запроса (Modify the query design).

7 При необходимости можно установить флажок Вывести справку по работе с запросом? (Display Help on working with the query) для вывода справочной информации по работе с запросами.

8 Нажать на кнопку Готово (Finish).

Создание и изменение запроса с помощью Конструктора запросов Для изменения уже существующих запросов и для создания новых запросов используется Конструктор запросов. Для того чтобы открыть запрос в режиме Конструктора, выделите в списке один из существующих запросов, например только что созданный запрос "Сотрудники Запрос", и нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна База данных (Database). Появляется окно Конструктора запросов . В верхней части окна отображается таблица (или несколько таблиц, если запрос многотабличный) в том виде, в каком таблицы отображаются в окне Схема данных (Relationship). Таблицы — источники данных для запроса, мы будем называть базовыми таблицами запроса. В нижней части окна находится бланк запроса — таблица, ячейки которой используются для определения запроса. В бланке отображаются все столбцы, включенные в результирующее множество запроса. Для того чтобы просматривать полностью бланк запроса и все исходные таблицы, используют линейки прокрутки. В области панелей инструментов Access отображается панель инструментов Конструктор запросов (Queries Design). После добавления всех необходимых таблиц нажать кнопку Закрыть (Close) в окне Добавление таблицы (Show Table). Все выбранные таблицы оказываются помещенными на верхней панели окна Конструктора запросов. Если таблицы связаны между собой, т. е. связи присутствуют явно на схеме данных, то эти связи также отображаются. Если связи на схеме данных не установлены, то Конструктор запросов автоматически устанавливает связи между таблицами, если они содержат поля, которые имеют одинаковые имена и согласованные типы Затем нужно указать, какие поля из базовых таблиц будут отображаться в запросе. Включать в запрос можно поля из любой таблицы. Способов включения полей в запрос существует несколько: Выделите нужное поле в таблице-источнике (можно выделить несколько полей, пользуясь клавишами <Shift> и <Ctrl>). Если требуется включить в запрос все поля базовой таблицы, выделите поле, обозначенное звездочкой (*). Дважды щелкните левой кнопкой мыши на выделенном поле. При этом в бланке запроса появится столбец, соответствующий выбранному полю. Затем аналогично добавьте другие поля. Столбцы в бланке запроса при этом заполняются слева направо. Можно подвести указатель мыши к выделенному полю (одному из выделенных полей), нажать на левую кнопку мыши и перетащить поле (поля) в нужное место бланка запроса (указатель мыши при этом должен принять вид трех прямоугольников). Последний способ позволяет помещать поля в любое место бланка запроса. И наконец, вместо перетаскивания полей в бланк запроса из таблицы можно просто использовать раскрывающийся список полей в строке Поле (Field) бланка запроса

 Создание кнопки

Рассмотрим создание такого элемента управления как кнопка, который очень часто используется на формах для запуска различных действий. Для примера используем форму "Студенты" базы данных Training_students_O. Базу данных Access 2003 скачаем по ссылке Training_students_O и откроем ее. Далее в окне базы данных Access 2003 переключимся на вкладку Формы и откроем форму Студенты в режиме Конструктор. Удалим с формы поле "расч.", которое в данном примере не рассматривается. Для этого надо выделить это поле и нажать клавишу "Delete", поле будет удалено. Введем новое поле, которое будет образцом для поиска фамилии студента, и вставим кнопку Поиск для запуска макроса (Найти Запись). Для этого на панели элементов надо нажать кнопку "Поле""ab" (Поле), а затем щелкнуть на форме в том месте, где планируется вставить текстовое поле "Свободный". Назначим свободному полю имя, для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на этом поле и в контекстном меню выбрать команду Свойства, откроется диалоговое окно "Поле". В окне диалога "Поле" на вкладке "Другие" вместо "Поле 24" введем имя Образец. Метку, связанную с текстовым полем, в которой отображается порядковый номер введенного поля "Поле 24" можно удалить (выделить ее и нажать клавишу "Delete"). Рядом с полем для ввода образца фамилии вставим кнопку, при нажатии которой будет осуществляться поиск требуемой фамилии. На панели элементов надо нажать кнопку "Кнопка", а затем вставить ее на форму, например, перед полем Свободный. Имя кнопки (в нашем примере по умолчанию - это "Кнопка 26") заменим именем - "Поиск". Закроем форму Студенты, сохранив при этом выполненные изменения. Далее надо создать макрос для поиска записи и связать запуск созданного макроса с нажатием кнопки Поиск. Для создания макроса переключимся в окне базы данных Access на вкладку Макросы и щелкнем на панели инструментов "Создать". Откроется окно Конструктора макросов, в котором выбираем макрокоманду "К Элементу Управления". Эта команда перемещает фокус ввода на указанное поле или элемент управления в текущей форме. У этой команды имеется всего лишь один аргумент - имя элемента. Для перемещения фокуса (в нашем случае с поля ввода образца фамилии на поле Фамилия) введем имя элемента (поля) "Фамилия". Далее выбираем макрокоманду "Найти Запись" и аргументы макрокоманды. При этом в качестве аргумента "Образец поиска" вставляем знак равенства и имя поля для ввода образца фамилии в квадратных скобках (из формы Студенты), т.е. =[Образец]. Для аргумента "Совпадение" выбираем "С любой частью поля" вместо совпадения "Слово целиком", которое устанавливается по умолчанию. Все остальные параметры, установленные по умолчанию, оставляем без изменений. Сохраняем созданный макрос под именем Макрос1 и закрываем его. Далее макрос надо связать с кнопкой Поиск. Для этого откроем форму Студенты в режиме конструктора и выделим кнопку Поиск. Затем щелкнем правой кнопкой мыши на кнопке и в контекстном меню выберем команду Свойства, откроется диалоговое окно "Кнопка". На вкладке "Другие" заменим имя "Кнопка 26" на "Поиск", а на вкладке "События" для события "Нажатие кнопки" - выберем "Макрос1". Закроем окно диалога "Кнопка" и форму "Студенты", сохранив при этом выполненные изменения. Откроем форму Студенты в режиме формы, а для поиска фамилии, содержащей сочетание букв "ин", введем в поле поиска - "ин". Нажмем кнопку Поиск, и в поле "Фамилия" появится фамилия, содержащая сочетание букв "ин", например Ильин. Таким образом, созданная кнопка "Поиск" на форме "Студенты" обеспечивает поиск фамилии студентов в базе данных Access по введенному сочетанию букв, которые входят в фамилию.

Назначение отчетов в MS Access

Отчет является наилучшим средством представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать он предоставляет широкие возможности для их группировки и вычисления промежуточных и общих итогов: ---определение для иерархического представления данных до десяти уровней группировки---

---формирование заголовков и примечаний для каждой из групп данных и для всего отчета---

---использование в вычислениях данных нескольких групп---

В любой раздел отчета можно вставлять рисунки и диаграммы, внедрять подчиненные отчеты и подчиненные формы. Это позволяет красиво оформить счета, заказы на покупку, почтовые наклейки, материалы для презентаций и других документов. Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать. Открывается диалоговое окно Новый отчет. В нем предлагаются следующие варианты работы:

Способы создание отчетов

Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать. Открывается диалоговое окно Новый отчет. В нем предлагаются следующие варианты работы:

Конструктор Самостоятельное создание отчета

Мастер отчетов Запуск основного мастера по разработке отчетов, позволяющего выбирать поля для отчета, задавать форматы, условия группировки и итоговые функции

Автотчет: в столбец Создание отчета, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представляется в виде простого списка, содержащего названия и значения полей. Использование этого мастера аналогично выбору пункта Автоотчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов

Автоотчет: ленточный Формирование отчета, в котором записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим», то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один», но не вычисляет никаких итоговых значений. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью команды Автоформат в конструкторе отчетов Почтовые наклейки Создание отчета, отформатированного для печати почтовых наклеек.

Отчеты с группировкой 

Разбиение данных на группы зачастую облегчает их восприятие. Например, отчет с группировкой продаж по странам может выявить тенденции, которые иначе остались бы незамеченными. Кроме того, подведение промежуточных итогов для каждой группы позволит избежать многочисленных подсчетов вручную на калькуляторе. Приложение Microsoft Office Access 2007 упрощает работу с такими отчетами. С его помощью можно создавать базовый отчет с группировкой с использованием мастера отчетов, выполнять группировку или сортировку готового отчета либо изменять ранее заданные параметры группировки и сортировки. ри печати отчета, как правило, требуется представить записи в определенном порядке. Например, при печати списка поставщиков необходимо расположить записи в алфавитном порядке по названию организации. Для многих отчетов нужно не только отсортировать записи, но и разбить их на группы. Группа представляет собой набор записей наряду с их вводными и итоговыми сведениями, например, с заголовком. Группа состоит из заголовка группы, вложенных групп (если таковые имеются), подробных записей и примечаний. Группировка позволяет наглядно разделить записи и отобразить вводные и итоговые данные для каждой из групп. Допускается группировка любых сортируемых полей и выражений (не более 10). Одно и то же поле или выражение может быть сгруппировано неоднократно. При группировке нескольких полей или выражений Office Access 2007 создает вложенные группы в соответствии с их уровнем. Первое группируемое поле является первым и наиболее важным уровнем группировки, второе — следующим уровнем, и т. Д Как правило, в заголовке в отдельном разделе, расположенном в начале группы, отображаются данные, которые позволяют идентифицировать группу. Примечание группы обычно используется для сведения данных в отдельном разделе в конце группы.

Разновидности современных субд

В настоящее время известны сотни СУБД, однако, наибольшую популярность завоевали Access, Fox Pro, SQL SERVER фирмы Microsoft, Paradox ,Visual dBase фирмы Borland, Oracle, Informix, DB2, SQL Base и др.

MS Access 2002 Наиболее популярная реляционная СУБД настольного типа, предназначенная для работы, как пользователей средней квалификации, так и профессиональных разработчиков баз данных. Может применяться локально и в сети с архитектурой «файл-сервер». Входит в состав пакета Microsoft Office Professional. Для фирм малого бизнеса MS Access стала де факто стандартом.

MS SQL Server 7.0 – это реляционная СУБД построенная по архитектуре «клиент-сервер». Может управлять до 32 767 базами данных, а каждая база данных может включать до 2 млрд. таблиц. В одной таблице может быть до 1024 столбцов, количество строк не ограничено. Позволяет осуществлять до 30 тыс. транзакций в минуту. Транзакция – набор из одной или нескольких команд, обрабатываемых как единое целое, т.е. будет выполнен весь набор команд или ни одна из них.

Oracle 8 Объектно-реляционная СУБД, построенная на основе соединений объектно-ориентированной и реляционной теории. Разработана с ориентацией на операционную систему Windows. СУБД Oracle 8 поддерживает технологию распределенной обработки данных, совмещенную с функционированием централизованной базы данных. Есть данные, что СУБД Oracle 8 может функционировать в среде 10 тыс. пользователей и базах данных объемом 100 терабайт (1 ТВ – 1048 576 000 000 байт) выполняет от 40 до 110 тыс. транзакций в минуту. Поддерживает совместимость с базами других систем (Access, DB2 и др.). СУБД Oracle является на сегодняшний день самой мощной, многофункциональной и легко масштабируемой СУБД, построенной по архитектуре «клиент-сервер»

 Общая характеристика субд

Аccess – в переводе с английского означает “доступ”. MS Access – это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования – Visual Basic Application. Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

- Access является одной из самых легкодоступных и понятных систем как для профессионалов, так и для начинающих пользователей, позволяющая быстро освоить основные принципы работы с базами данных;

- система имеет полностью русифицированную версию;

- полная интегрированность с пакетами Microsoft Office: Word, Excel, Power Point, Mail;

- идеология Windows позволяет представлять информацию красочно и наглядно; - возможность использования OLE технологии, что позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access;

- технология WYSIWIG позволяет пользователю постоянно видеть все результаты своих действий;

- широко и наглядно представлена справочная система;

- существует набор “мастеров” по разработке объектов, облегчающий создание таблиц, форм и отчетов. К основным объектам Access относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица – это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Как уже известно, таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.

Запрос – это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные уже существующих одной или нескольких таблиц.

Форма – это объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения данных. Надо отметить, что в отличие от таблиц, в формах не содержится информации баз данных (как это может показаться на первый взгляд). Форма – это всего лишь формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таблиц.

Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные.

Макрос – это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действии. Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования макрокоманд. В MS Access имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров открытых окон и т.п. Макрокоманды позволяют нажатием одной (или нескольких одновременно) кнопки выполнять комплекс действий, который часто приходится выполнять в течение работы. С их помощью можно даже осуществлять запуск приложений, поддерживающих динамический обмен данных (DDE), например MS Excel, и производить обмен данными между вашей базой данных и этими приложениями. Один макрос может содержать несколько макрокоманд. Можно также задать условия выполнения отдельных макрокоманд или их набора. Модуль – объект, содержащий программы на MS Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов. Завершив работу с Access (или с ее приложением), надо корректно закончить сеанс. Простое выключение компьютера - плохой метод, который может привести к возникновению проблем. При работе WINDOWS приложения используют множество файлов, о существовании которых пользователь может даже не подозревать. После выключения машины эти файлы останутся открытыми, что в будущем может сказаться на надежности файловой системы жесткого диска.